Mandanten-/Kundengespräch + Dokumenten-Generierung Var. 1
Wollen Sie direkt im Mandanten-/Kundengespräch Vermerke einbauen, können Sie die Vorlage wie folgt aufbereiten:
Wir fragen unter dem Abschnitt "Vorfragen" zunächst die Auswahlfrage "Sollen Aktenvermerke erstelt werden?".
Anschließend erstellen wir unter einem Abschnitt, in dem wir die Aktenvermerke ggf. benötigen, die Textfrage "Inhalt des Aktenvermerks zu Gesellschafter, Anteile". Auf der Textseite fügen wir unter der Überschrift "Gesellschafter, Anteile" am Ende einen neuen Absatz ein, in den wir den Platzhalter einfügen.
Schließlich verregeln wir sowohl die Frage "Inhalt des Aktenvermerks zu Gesellschafter, Anteile" sowie den Absatz "Aktenvermerk: [Platzhalter]" mit der unter "Vorfragen" gestellten Frage "Sollen Aktenvermerke erstellt werden?".
Um die Aktenvermerke kenntlich zu machen, können Sie den Text bspw. kursiv formatieren oder auf eine Ebene setzen, die Sie in der Word Briefkopfvorlage anders formatiert haben. Sie können dem Aktenvermerk auch eine besondere Formatierung zuweisen, indem Sie die ::customstyle Funktion verwenden.
Gehen Sie so für alle Abschnitte und Überschriften vor, in denen Sie Aktenvermerke hinterlegen möchten.
Bei der Dokumenten Generierung kann der Nutzer zwei Dokumente erstellen, ein Dokument für den Mandanten ohne Aktenvermerke und ein internes Dokument, mit Aktenvermerken.
Mandantengespräch + Dokumenten-Generierung Var. 2
Als Alternative zum Aktenvermerk unter jeder Überschrift und jedem Abschnitt können Sie auch am Ende der Vorlage eine eigene Überschrift "Aktenvermerke" erstellen und dort die Hinweise, Vermerke und Gedanken aus dem Mandantengespräch einfließen lassen.
Erstellen Sie dazu eine Auswahlfrage, ob die Aktenvermerke angezeigt werden sollen. Damit können Sie steuern, ob bei der Dokumentengenerierung die Hinweise angezeigt werden sollen oder ob Sie sie für die finale Version ausschalten möchten.
Optional ist dabei die Serienfrage "Wie viele Aktenvermerke sollen eingefügt werden?". So können Sie die Aktenvermerke auf der Textseite in einzelnen Absätze ordnen.
Erstellen Sie anschließend eine Textfrage, die nach dem Inhalt des Aktenvermerks fragt.
Sofern Sie die Serienfrage einbauen möchten, klicken Sie nun auf das Textfeld der Textfrage "Inhalt des Aktenvermerks" und auf die drei grauen Punkte und verknüpfen Sie anschließend das Textfeld mit der zuvor gestellten Serienfrage.
Erstellen Sie nun die Überschrift "Aktenvermerke" auf der Textseite (rechte Seite) und erstellen Sie darunter einen neuen leeren Absatz (Klicken Sie auf "Absatz erstellen" und anschließend auf Enter). Fügen Sie in diesen Absatz den Platzhalter für den Aktenvermerk ein.
Sofern Sie die Serienfrage einbauen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte vom Absatz und serialisieren Sie den Absatz mit der Frage "Wie viele Aktenvermerke sollen eingefügt werden?".
Einbindung mit dem Multi-Document Workflow
Sie können die Aktenvermerke natürlich mit dem Multi-Document Workflow in einem neuen Tab darstellen. Der Vorteil hierbei ist, dass Sie die Aktenvermerke in einer neuen Datei gespeichert werden und Sie eigentliche Vorlage immer ohne den Aktenvermerk am Ende downloaden können und sich so keine Sorgen machen müssen, dass dieser sich womöglich noch in der Vorlage befindet.
Erstellen Sie dazu einen neuen Tab:
Sie können den gesamten Tab mit der Regel verknüpfen, ob Aktenvermerke überhaupt angezeigt werden sollen. So können Sie steuern, ob ein weiteres Dokument mit den Aktenvermerken heruntergeladen werden soll.
Mandant füllt Fragebogen aus, Sicherung der Eingaben in einer Zusammenfassung
Sie können dazu zum Einen unsere Funktion nutzen, alle gegebenen Antworten in einer externen Datei zu speichern. Die bei der Dokumentengeneierung gegebenen Antworten können als CSV und JSON exportiert werden.
Wollen Sie die Eingaben, die Ihr Mandant beim Generieren des Dokuments eingibt, in einer Zusammenfassung in Word speichern, können Sie die Vorlage zum Anderen auch wie folgt aufbereiten:
Alle Angaben, die im Interview erscheinen, können Sie unter einer Überschrift "Zusammenfassung Eingaben Mandant" alle Antworten mit Platzhaltern einfügen. Die Angaben die Ihr Mandant nun einmalig im Interview eingibt, werden in der Zusammenfassung für Sie oder für Ihren Mandanten noch einmal zusammengefügt.
Bitte beachten Sie aber, dass Sie bei der ersten Eingabe der Mandantendaten ein Dokument generieren und speichern, denn bei einer späteren Änderung der Daten im Fragenkatalog werden natürlich auch diese anschließend in der Zusammenfassung aktualisiert, da sie sich aus demselben Platzhalter ziehen.
Es steht Ihnen zudem offen, die Generierung eines Aktenvermerks mit den Eingaben des Mandanten zu erzwingen. Setzen Sie dazu auf die Auswahlfrage, ob die Aktenvermerke angezeigt werden sollen, den Befehl ::default auf die Antwort ja. Dies bewirkt, dass der Aktenvermerk zunächst immer angezeigt wird. Sie können später optional die Aktenvermerke natürlich auch wieder ausstellen.
