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Una herramienta muy eficaz en relación con Power Automate es la aprobación automática de determinados datos. Para ello, se crea una pestaña de datos en la plantilla en la que se pueden mostrar los datos centrales de la misma. La ficha de datos se exporta en formato JSON. En este formato, los datos pueden ser leídos por Power Automate y así iniciar un proceso de aprobación. A continuación le explicamos cómo funciona:
1. Exportar un documento de muestra con la pestaña de datos:
Su plantilla tendrá este aspecto y debe contener una ficha de datos. Esto se exporta en formato JSON. Puede abrir este archivo con varios programas. Sin embargo, debe añadir un complemento al archivo.
Una vez introducidos los datos necesarios, el archivo JSON exportado tendrá el siguiente aspecto:
{"PowerBI HR Dashboard": {
"email":"john@doe.com",
"Firstname":"John",
"Lastname":"Doe",
"Gender":"Female",
"Residence":"Berlin",
"Salary":2500,
"Startdate":"December 01, 2023",
"Minijob":"No",
"Probationary_period":"Yes",
"Field_of_application":"Job title",
"Place_of_activity":"Place"
}
}Ahora debe añadir lo siguiente {"Metadata": { __JSON-file__ }}.
Advertencia
¡No olvide cerrar la llave al final del código!
{"Metadata": {
"PowerBI HR Dashboard": {
"email":"john@doe.com",
"Firstname":"John",
"Lastname":"Doe",
"Gender":"Female",
"Residence":"Berlin",
"Salary":2500,
"Startdate":"December 01, 2023",
"Minijob":"No",
"Probationary_period":"Yes",
"Field_of_application":"Job title",
"Place_of_activity":"Place"
}
}
}2. Configuración del flujo de trabajo de PowerAutomate:
Ahora está listo para crear un nuevo flujo en PowerAutomate. El punto de partida es el activador LAWLIFT para exportar documentos. A partir de aquí se crea el proceso de aprobación.
El siguiente paso es preparar PowerAutomate para utilizar sus metadatos. Para ello, seleccione "Parse JSON" como siguiente paso. A continuación tienes que seleccionar "Custom data object" como Contenido en la primera línea y generar un esquema a partir de un ejemplo. Para ello, haga clic en "Use sample payload to generate schema".
Ahora se le pedirá el archivo JSON de ejemplo que creamos anteriormente. Puede insertarlo en esta ventana.
Si pulsamos en "Done", se cambiará el formato especificado para que pueda ser leído por Power Automate. Al final nuestro esquema tendrá este aspecto:
Con esto, habrá preparado el terreno para integrar los metadatos en su flujo. Nota: Si especifica un tipo de archivo para todas las variables ("string" o "integer"), hay que insertar valores para las variables respectivas para cada exportación. De lo contrario, el flujo no funcionará.
3. Establecer las condiciones para el proceso de aprobación.
En este punto, puede utilizar los metadatos que acaba de almacenar para establecer una condición que active su proceso de aprobación. Para ello, seleccione "Condition" como siguiente paso.
Ahora se le da la opción de seleccionar la apropiada de sus propiedades. Aquí seleccionamos el salario.
Una vez definida la condición, puede elegir los pasos que debe activar. En este punto, seleccione "Create an approval". Aquí se ha determinado que debe obtenerse la aprobación para el documento exportado para un salario superior a 40 000. En caso contrario, sólo se enviará una notificación por correo electrónico.
Tiene la posibilidad de realizar todos los ajustes relativos a la aprobación, como quién debe aprobarla, qué título debe tener o quién es el autor. También en este caso puede recurrir a las propiedades definidas anteriormente. Lo mismo ocurre con la aprobación negativa en la parte derecha.
El proceso de aprobación ya está configurado y listo para funcionar. Después de aplicarlo a su publicación, se ejecutará con cada exportación o envío de entrevista (dependiendo del activador que elija).
